会议门禁考勤的升级应用

良好的公共空间规划，通常会给参观、使用者留下良好的印象，但相对有了良好的场地及建设，却没有让空间被妥善且灵活的应用，不仅无法物尽其用，更甚者因纠纷引起更大的冲突，就不得不让设计、管理者正视此问题的重要性。

由于各类空间的使用皆需要被管理及规范，越大型的场所提供的空间资源更是丰富，也更需要管理，因此本文将以工业科学园区、校园为标的进行探讨，也适用于其他如医疗、公共领域及商业大楼等相关领域参考。

就空间提供单位而言，通常会将会议、讨论室视为重要的管理标的，而空间使用预约系统也就因应而生，此类管理系统确实发挥了功效，不仅供使用者于在线浏览明确知悉会议室安排情形且可直接预约会议室，达到会议室行程透明化、申请流程系统化的目的，一旦遇到空间使用时间上的冲突，也可因会议人数多寡，知悉是哪个预约单位后，进行会议室空间调换等立即性的相关协调。然而，空间使用预约系统虽然解决了预约的问题，却在实际运作过程里，让管理者面临了以下的管理盲点及问题：

1. 预约后，因故取消，或无故缺席，无法有效约束;

2. 超过预约使用时间，却继续使用，延迟后续预约使用者的权益;

3. 会议室使用完毕后，未确定关闭电灯、冷气等主要用电设施，造成无谓的浪费;

4. 预约人数少于实际与会人数，形成会议空间的浪费或挤压其他需求大空间的使用者;

为了解决上述衍生的问题，“预约并签到”似乎是正本清源的解决方法，但采用纸本签到绝非信息化的本意，因此空间预约管理系统内即陆续加入各式可整合签到的工具，目前最简便且实用的签到方法，即采用RFID识别证整合T*A(门禁考勤设备)最为普遍。然此类门禁考勤设备毕竟为专属功能，而空间预约系统在需随时变动及整合控制的需求下，终端设备具备“智慧”的能力就成为“空间预约管理系统”解决方案的关键要素之一。